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Einleitung

Der VDSI – Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. ist mit über 5.600 Mitgliedern der größte Fachverband für Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzexperten*innen in Deutschland und Europa. Gemäß dem Motto „Wir machen Arbeit sicher und gesund“ setzt sich der VDSI in Wirtschaft und Politik für sichere und gesunde Arbeitsplätze ein. Der VDSI vertritt die Interessen seiner Mitglieder und versteht sich als Netzwerk für einen effektiven Erfahrungsaustausch.

Der Verband hat beschlossen, seine Geschäftsstelle von Wiesbaden nach Berlin zu verlegen und befindet sich derzeit in der Umsetzungsphase. Die Verlegung bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Wir suchen deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und ambitionierte

Assistenz (m/w/d) des Geschäftsführers in Vollzeit,

die sich dieser Herausforderung stellt und den Aufbau der Geschäftsstelle in Berlin als Chance zur aktiven Mitgestaltung versteht.

Als Macher*in und Gestalter*in werden Sie eine wichtige Rolle in unserem Team übernehmen und dazu beitragen, dass wir unsere Präsenz in Berlin erfolgreich aufbauen und etablieren können. Bitte beachten Sie, dass eine Einarbeitung durch die jetzige Stelleninhaberin ausschließlich vor Ort in Wiesbaden erfolgen kann. Daher ist eine flexible und temporär mobile Arbeitsweise für diese Position unerlässlich, bis unser neues Büro in Berlin bezogen ist.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung beim Umzug der Geschäftsstelle nach Berlin
• Unterstützung des Geschäftsführers bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben, auch vertraulicher Art, sowie Steuerung und Überwachung interner Arbeitsabläufe und Projekte
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der verbandsinternen Gremien, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen und Präsentationen, mit Begleitung des Geschäftsführers auch bei Terminen
• Planung und Organisation von Gremiensitzungen am Rande von Veranstaltungen für den Fachverband Arbeitssicherheit e.V. (FASI), etwa auf den Messen A+A in Düsseldorf und Arbeitsschutz Aktuell in Stuttgart, mit einer damit verbundenen Reisebereitschaft
• Wahrnehmung aller administrativen Aufgaben auch für unsere Tochtergesellschaft Gesellschaft für Qualität im Arbeitsschutz mbH (GQA), inkl. Kundenberatung und Akquise der GQA-Kunden, Organisation und Koordination der Audits mit den Auditoren sowie deren Nachbereitung
• Bearbeitung und Koordination von interner und externer Korrespondenz sowie die Koordination der Kommunikation mit wichtigen Akteuren wie politischen Entscheidungsträgern, Institutionen und der Wirtschaft
• Organisation von Veranstaltungen und Kampagnen im Bereich des Lobbyings
• Unterstützung des Geschäftsführers bei Lobbying-Aktivitäten und der Pflege von politischen Netzwerken
• Koordinierung und Organisation des Sekretariats inklusive aller dazugehörigen administrativen Aufgaben und Abläufe des Termin-, Besucher- und Reisemanagements
• Mitgliederbetreuung und Pflege von Mitgliederdaten
• Organisation der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter*innen

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, alternativ über einen Abschluss der höheren Berufsbildung oder ein entsprechendes erfolgreich abgeschlossenes Studium.
• Sie besitzen idealerweise Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich in einer vergleichbaren Position.
• Sie sind eine proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit, die in der Lage ist, sich schnell an neue Arbeitsumgebungen und Herausforderungen anzupassen.
• Sie haben ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie Erfahrungen im Umgang mit politischen Entscheidungsträgern und der öffentlichen Verwaltung.
• Sie übernehmen gerne Verantwortung und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Organisationstalent, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Sie arbeiten gerne im Team und haben Freude an der Gestaltung und Umsetzung von neuen Ideen und Projekten.
• Sie sind kommunikationsstark, flexibel und mobil.
• Sie zeichnen sich durch Engagement, Selbstständigkeit und Präzision aus.
• Sie gehen gerne auf Menschen zu und verstehen es dabei, Kontakte zu knüpfen und sich ein berufliches Netzwerk aufzubauen.
• Sie arbeiten mitglieder- und dienstleistungsorientiert und bringen eine hohe Detail- und Qualitätsorientierung mit.
• Sie verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel u. PowerPoint).
• Sie betrachten Loyalität, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion als selbstverständliche Eigenschaften.

Wir bieten

• Mitgestaltung beim Aufbau der Geschäftsstelle in Berlin
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Attraktive und leistungsgerechte Vergütung
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitgestaltung
• 30 Tage Jahresurlaub und Möglichkeit zu Gleittagen
• Deutschland-Ticket
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ergonomisch und modern eingerichtete Arbeitsplätze

Weitere Informationen

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