Wir suchen ein/e Assistent/-in der Geschäftsführung in Teilzeit (bis zu 30 Stunden/Woche).
Unser Unternehmen:
Die IBK – Ingenieurbüro für Elektrotechnik GmbH ist seit 29 Jahren (davon seit 11 Jahren als GmbH) ein Fachplanungsbüro für Elektrotechnik Fachbereich technische Ausrüstung sowie Elektrotechnik. Wir begleiten als Dienstleister deutschlandweit Bauvorhaben vorrangig für öffentliche Auftraggeber beginnend mit der Konzeption/Planung bis hin zur begleitenden Bauüberwachung. Unser Team umfasst insgesamt 14 Mitarbeiter.
Aufgabengebiete:
· Schriftverkehr, Terminkoordinierung und -vorbereitung für die Geschäftsführung
· Bearbeitung des Posteinganges und -ausganges sowie allgemeine E-Mails
· Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen
· Ordnerverwaltung
· digitale Archivierung von Schriftverkehr, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
· Organisation von Bürobedarf
· Pflege der Produktkataloge und Vorschriften
· Terminplanung
· Reiseorganisation
· Buchung der internen und externen Kosten in den Projekten
· Anlegen von Projekten, Angeboten, Aufträgen in Programm für Ingenieure sowie Datenpflege
· Erstellen von Ausgangsrechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen (Zuarbeit)
· Verwaltung der Kasse und Kassenbuchführung
· Mitschrift bei Besprechungen
· Pflege Stundeneinträge, Urlaubs- und Krankentage der Mitarbeiter
Ihr Profil:
· Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
· Berufserfahrung in möglichst vergleichbaren Arbeitsfeldern
· Erfahrung im Sekretariatsbereich und in der Büroorganisation
· Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Stil
· Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
· Fähigkeit zu planen und organisieren
· Teamfähigkeit und Vertrauenswürdigkeit
· Zuverlässigkeit, Flexibilität und Sorgfalt
· Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten und kommunikative Kompetenz
· Sicheres und freundliches Auftreten nach innen und außen
· Gute und schnelle Auffassungsgabe
· Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
IBK – Ingenieurburo fur Elektrotechnik GmbH
