Du kommst gut mit vielen verschiedenen Aufgaben gleichzeitig klar und bist hervorragend darin zu priorisieren? Du genießt den Kontakt und Austausch mit Menschen vor Ort, unterstützt deine Kolleg:innen gerne mit innovativen Lösungen und kannst klare Grenzen setzen? Prozesse zu optimieren macht dir Spaß und du behältst einen guten Überblick über vielfältige Aufgaben? Dann bewirb dich jetzt für unser Office Management-Team und bring unsere Pläne für ein attraktives hybrides Büro mit voran!
Job Details
Berichtet an: Head of Executive Staff Office
Abteilung: Office Management
Stunden: 32-40h/Woche
Ort: Berlin
Responsibilities
Bürospezifische Aufgaben vor Ort
Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen und Aufgaben im Bereich Büroorganisation
Abwicklung von Bestellungen (Kontoführung), Abruf von Kredit- und Bankdaten für Bestellungen
Abwicklung aller ein- und ausgehenden Post- und Warensendungen
Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeiter:innen in Zusammenarbeit mit HR und IT
Bestandsüberwachung
Empfangen und Leiten von Besucher:innen
Organisation von Merchandise
Überblick und Organisation von Küchenräumen und Lebensmitteln
Pflege der Bibliothek
COVID-19-bezogene Bürovorschriften und -prozesse
Administrative und operative Aufgaben
Konzeptentwicklung “Büro der Zukunft”
Optimierung interner Verwaltungsprozesse
Schnittstelle zwischen Office Management und anderen Abteilungen (IT, HR, Finance, Management)
Operatives Reisemanagement
Facility Management – Koordination mit externen Dienstleistern (z. B. Schlüsseldienst, Reinigungsfirma, Hausverwaltung, Versicherung)
Optimierung von Betriebsabläufen
Qualifications
Erforderlich:
Identifikation mit den Zielen von ProVeg, bewusster Umgang mit knappen Ressourcen, Interesse an der Verwaltung einer leistungsorientierten NGO, Ordnungssinn, Genauigkeit
Eine positive, proaktive, respektvolle und enthusiastische Arbeitseinstellung
Serviceorientierung
Teamfähigkeit
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, auch in stressigen Situationen
Erfahrung
Analytische und lösungsorientierte Denkweise
Selbstständige Persönlichkeit mit echtem Interesse an der Entwicklung neuer Konzepte und der Suche nach neuen Lösungen
Talent für Management und Priorisierung von Aufgaben (effizient und zuverlässig)
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
körperliche Belastbarkeit
Vertraut mit Microsoft Office / Libre Office / GoogleDocs
Bevorzugt:
Erfahrung mit Projektmanagement-Software
Erfahrung im NGO Sektor oder in Serviceorientierten Berufen
relevantes Studium (z.B. öffentliche Verwaltung, BWL, Bau- und Umweltverwaltung)
Benefits of working with us
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeit auszugleichen
- 25 Tage Basisurlaub plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)
- Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team
- Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget
- Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten, helles, freundliches OM Büro mit zwei Arbeitsplätzen
- Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der jeder leckere und gesunde Lebensmittel wählt, die gut für alle Menschen, Tiere und unseren Planeten sind
When?
- Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Bewerbungsfrist: offen bis zur Besetzung
Further information
Diversity Statement
ProVeg verpflichtet sich zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung für alle, unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft oder Abstammung, Flüchtlingshintergrund, genetischen Informationen, Behinderung, Familienstand, elterlichem Status, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, HIV-Status, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck. People of Color, Frauen, Menschen mit Behinderungen, Menschen aus LGBTQIA+ Communities, ältere Menschen, Flüchtlinge und Menschen mit HIV werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Seit Juli 2021 nimmt ProVeg an dem Projekt teil und hat es sich zum Ziel gesetzt, neun inklusive Stellen in den nächsten drei Jahren zu schaffen.
Weitere Informationen
Deine Bewerbung sollte ein Anschreiben, einen Lebenslauf und Arbeitszeugnisse enthalten. Bitte teile uns mit, wie du diese Stellenanzeige gefunden hast. Bitte sende uns deine Bewerbung über unser Online-Formular (https://proveg.com/jobs/). Vielen Dank!
Die nächsten Schritte umfassen:
- Ein Online-Assessment
- Online-Probeaufgaben
- Ein erstes Telefoninterview mit People and Culture
- Ein Interview mit dem Hiring Manager
About us
ProVeg International is a food awareness organisation working to transform the global food system by replacing 50% of animal products globally with plant-based and cultivated foods by 2040.
ProVeg engages with all relevant stakeholders to create a food system where everyone chooses delicious and healthy food that is good for all humans, animals, and our planet.
ProVeg has received the United Nations‘ Momentum for Change Award and works closely with key UN food and environment agencies.
We have observer status with the UNFCCC and the IPCC, special consultative status with ECOSOC, and are accredited for UNEA.
ProVeg creates global impact, with offices in 11 countries across four continents and more than 200 employees.
ProVeg International
