Sachbearbeitung im Back-Office (m/w/d)

Wir sind Mediakos, ein schnell wachsendes Berliner Unternehmen, das auf die Entwicklung innovativer, pharmazeutischer Eigenmarken sowie den Markteintritt

im deutschen Apothekenbereich fokussiert ist.

Unser interdisziplinäres Team besteht aus leidenschaftlichen und inspirierten jungen Fachkräften, die mit hoher Kollegialität und Ambition an einer Vielzahl spannender Projekte und Produkt-Entwicklungen in zukunftsträchtigen Gesundheitsnischen arbeiten.

Unser derzeit 11-köpfiges Team entwickelt täglich großartige Produkte und dazugehörigen Content, damit sich Menschen gesünder, fitter und glücklicher fühlen. Unser Portfolio umfasst natürliche Premium-Gesundheitsprodukte, Nahrungsergänzungsmittel, Medizinprodukte und Kosmetik. Dabei meistern wir gemeinsam die Konzeption innovativer Produkte, Marken und Kampagnen, wie auch die Registrierung und Zertifizierung, das Produkt-Management, Produkt-Design, Online- und Social-Media-Marketing, B2B-, B2C- und D2C-E-Commerce, Logistik, Administration und Vertrieb und mit Dir bald noch vieles mehr!

Wir suchen so bald wie möglich eine*n Sachbearbeiter*innen im Back-Office (m/w/d) für 30 – 40 Stunden, für vielfältige betriebswirtschaftliche und logistische Aufgaben in unserem Admin-Team.

Du bist auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Erfahrung? Du suchst nach einer herausfordernden Stelle, bei der Du wertgeschätzt und von Tag eins an in vielfältige Projekte einbezogen wirst? Auf Dich ist Verlass und Du genießt es, im Team an diversen Projekten zu arbeiten? Du bringst eine motivierte Hands-on Mentalität mit und löst anspruchsvolle Aufgaben im Tagesgeschäft strukturiert, selbstbewusst und eigenständig? Du bist kommunikativ und stehst gerne im Austausch mit Kunden und Geschäftspartnern? Das Thema Gesundheit, Ernährung und eventuell auch natürliche Pharmazie interessieren oder faszinieren Dich?

Dann komm als Sachbearbeiter*in zu uns in das Admin-Team, erhalte spannende Einblicke in ein herausforderndes Marktumfeld, erlange neue Fähigkeiten und werde wertvoller Teil unseres Teams auf der Überholspur im Apothekenbereich!

Deine Aufgaben:

• Du wirst das Admin-, Projekt-Management- und Finanzbuchhaltungs-Team unterstützen, indem du täglich operative und administrative Geschäftsaufgaben mit übernimmst.
• Du unterstützt in der Bearbeitung von Onlinebestellungen und Anfragen (über das Ticketsystem/per E-Mail, CRM, Telefon) und betreust, pflegst, und verfolgst Artikel selbstverantwortlich mit und nach.
• Du arbeitest eng mit dem Führungs-Management zusammen und trägst maßgeblich zum schnellen Ausbau der Automatisierungsprozesse unseres ERP-Systems bei.
• Du stehst im täglichen Austausch mit Kunden und Geschäftspartnern und bist ausschlaggebend dafür unsere Kunden mit Herzlichkeit rundum glücklich zu machen.
• Nach Deiner Einarbeitungszeit stehst Du auch in enger Zusammenarbeit mit unseren weiteren Abteilungen von Produkt-Entwicklung, Marketing und Vertrieb und übernimmst Projektverantwortung.
• Du hilfst mit für Klarheit zu sorgen, in dem Du eine übersichtliche digitale Büroorganisation (Lean/Kaizen) mitgestaltest und Sharepoints auf dem aktuellen Stand zu halten.

Dein Profil:

• Du bist ein*e Macher*in mit Leidenschaft, packst gerne an und bringst Begeisterung, Fleiß und Ehrgeiz mit.
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrungen und Kenntnisse mit ERP-Systemen.
• Es bereitet Dir Freude und Du bist affin darin, Dich mit Softwaretools auseinanderzusetzen.
• Der Kontakt mit externen Partnern, wie Lieferanten und Produzenten, geht Dir leicht von der Hand.
• Du regelst Dinge kommunikativ per E-Mail und am Telefon.
• Du bist verantwortungsbewusst und lösungsorientiert und wenn Du etwas nicht weißt, dann weißt Du, dass Du Fragen stellen kannst oder suchst online nach einer Lösung. Es stört Dich grundsätzlich nicht, selbst nach Lösungen zu suchen.
• Du hast eine positive und fröhliche Lebenseinstellung und hast lieber zu viel auf dem Tisch als zu wenig.
• Wenn etwas erledigt werden muss, dann machst Du das gerne schnell, aber vor allem genau.
• Du bringst ein gesundes Maß Ordnungsliebe mit, wozu Pünktlichkeit und Sauberkeit zählen.
• Du hast Erfahrungen und bist fähig in Büroorganisation (elektronische und physische Ablage und Verwaltung von Dokumenten; Terminplanung und Terminverwaltung).
• Du hast Erfahrungen mit den Abläufen und Systematik einer betrieblichen Buchhaltung. Dazu musst Du nicht Buchhalter sein, jedoch wäre es schön, wenn die Erwartungen, die unser Steuerbüro, oder unser interner Buchhalter/Controller an unser Unternehmen hat (Beantwortung von Fragen, Beleglieferung, Zahlungsverkehr) erfüllt werden.
• Du bist, hast ein abgeschlossenes Studium idealerweise in kaufmännischen Bereichen, wie BWL, Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsinformatik, Betriebsadministration, Business Development, Projekt-, Dienstleistungs-, Digital Business-, International Business- oder Finanz-Management;
• oder eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Bereich E-Commerce, für Büromanagement, oder für Digitalisierungsmanagement.
• Auch Quereinsteiger sind willkommen!
• Vorkenntnisse im Bereich Finance / Rechnungswesen / Buchhaltung sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Du verfügst über gute Excel-Kenntnisse und besitzt eine Affinität zu Daten und Analysen.
• Gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen – insbesondere in Excel.
• Erfahrung mit Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen vorteilhaft, aber nicht zwingend.
• Du hast Freude an der Zusammenarbeit im Team und hohes Verantwortungsbewusstsein.
• Du hast Lust, Dich weiterzuentwickeln – bei uns gibt es immer was Neues. Die Zeiten erfordern es, dass wir mit der Zeit gehen. So ändern sich bei uns immer wieder Prozesse oder Tools, die wir nutzen.
• Du hast fließende Deutschkenntnisse, eine einwandfreie Grammatik und Rechtschreibung sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten Dir:

• Eine spannende berufliche Herausforderung für 30 – 40 Stunden (bevorzugt Vollzeit).
• Ein zentral gelegenes Büro im Herzen Berlins (Berlin-Mitte) mit privatem Innenhof.
• Flexible Arbeitszeiten (Kernarbeitszeiten von 10 bis 16 Uhr) und Home-Office Möglichkeiten teilweise nach Absprache.
• Ein dynamisches, motiviertes, teamorientiertes Arbeitsklima – inklusive verspieltem Büro-Hund (unserem Feel-Good-Manager „Miles“, ein goldener Labrador).
• Ein wachsendes Unternehmensumfeld mit vielfältigen, anspruchsvollen und herausfordernden Projekten.
• Einarbeitung on-the-job
• Einblick in etablierte Branchen-Tools für Projekt-Management-, Finanzen, Buchhaltung, HR, Sales, Marketing, Markt-Recherche und vieles mehr.
• Wir sind schnell und dynamisch – Du kannst hier Deine kreativen Ideen ausprobieren und umsetzen.
• Persönliche Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten mit Übernahme der Fortbildungskosten: Wenn Du perspektivisch Lust hast, Dich weiterzubilden (Fachkurse, Seminare, Kongresse und Workshops), dann unterstützen wir Dich vollkommen.
• Diverse Sachbezüge, wie z. B. für eine Urban Sports Mitgliedschaft.
• Monatliche Corporate-Benefits und Mitarbeiterangebote sowie weitere kostenlose Produkte und Mitarbeiter-Rabatte auf alle Eigenmarken und diverse Gesundheitsartikel.
• Teamevents
• Kostenlose Getränke
• Die Möglichkeit, Gutes zu tun und eine gemeinsame Zukunft positiv für alle zu gestalten – wir glauben fest daran, dass auch die Gesundheit unserer Umwelt mit allen uns obliegenden Möglichkeiten bewahrt und geschützt werden muss!

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann bewirb Dich jetzt bitte über das hier zur Verfügung stehende Formular.

__So geht es weiter:__

• Vorgespräch mit HR/Recruiter
• Gespräch mit der Geschäftsführung/Fachabteilung

Neben Deinem Lebenslauf benötigen wir weniger ein formales Anschreiben als vielmehr Deine Geschichte: Erzähle uns von Dir! Was begeistert Dich? Was macht Dir Spaß? Was macht Dich besonders? Wecke unsere Neugier – wir freuen uns, von Dir zu hören und darauf, Dich kennenzulernen!

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